作者单位标注过程中，通常需遵循以下要求。
1）准确。即作者的单位名称应该是社会上公认的、规范的全称，而不是简称或不为外人所知的内部称谓。例如，“XXXX工业大学机械工程与自动化学院”若写成“XX工大机院”，就是不准确的：“工大”究竟是指工业大学还是工程大学，不确定；“机院”到底指的是什么，则更是无从猜想。
2）简明。即在叙述准确、书写清楚的前提下，应力求简单、明了。换言之，既已列出邮编，就无须再写街、路、门牌号。单位名称既已冠有城市名，就无须再加入城市名。单位名称无法提示所在地的，应标注城市名（若单位所在城市不是直辖市，则还应标注省、自治区名）。例如：
长安大学，陕西 西安 710064 中国矿业大学，江苏 徐州221116
浙江大学，浙江 杭州 310027 北京交通大学，北京 100044